Oggi lo strumento della e-mail è ancora largamente utilizzato anche se i sistemi di messaggistica istantanea sembrano ritagliarsi uno spazio sempre più grande.

Ma la posta elettronica presenta ancora i suoi vantaggi e permette di scrivere testi meglio strutturati e con una quantità di informazioni più esaurienti.

Ma come si scrive una e-mail di lavoro professionale e convincente?

Come si fa a scrivere una mail che chiarisca tutto il nostro modo di lavorare e comunichi tutto ciò di cui il nostro interlocutore (o cliente) ha bisogno di sapere per lavorare con noi o accanto a noi?

Considerato che oggi la comunicazione è sovrabbondante e che ci sono un gran numero di informazioni alle quali tutti noi dobbiamo prestare attenzione la parola d’ordine è: leggerezza.

Alleggerire le formalità in una società schiacciata dalla troppa comunicazione è diventato necessario a tutti i livelli.

Leggerezza però non significa però scarsità di informazioni ma informazioni strettamente indispensabili.

Convenevoli e motivi dell’e-mail

Non è necessario indicare luogo e data perché sono notazioni prive di utilità. La data è indicata nei dati della mail in automatico al momento dell’invio.

Forme di saluto standard dipendono essenzialmente dal rapporto di confidenza che abbiamo con il nostro interlocutore:

• Egregio Sig. “Tal dei Tali” per un veste più formale;
• Gentilissimo Sig. “Tal dei Tali” per una forma più cordiale;
• Spettabile azienda “Tal dei tali” esclusivamente per le aziende dove non esista un referente preciso;
• Carissimo “Tal dei Tali” per clienti vicini che conosciamo da tempo.

Le note di apertura dei motivi della e-mail sono essenziali per ricordare il motivo per il quale il destinatario sta ricevendo la nostra e-mail.

Scrivere una email professionale

In una email professionale è necessario indicare con chiarezza il motivo della comunicazione all’interno dell’oggetto della mail.

Il corpo del testo deve essere coinciso e indicare per sommi capi la nostra risposta o le informazioni che intendiamo trasferire. Considerato che nella vita lavorativa siamo costretti a leggere una grande quantità di informazioni suggeriamo di utilizzare il "grassetto" per evidenziale le parole chiave della nostra comunicazione. Il grassetto aiuta la lettura e guida l'occhio nel testo della mail. Su queste parole cadrà automaticamente l'occhio del nostro lettore che sarà portato a valutare in modo più serio il contenuto della email.

L’allegato di una email

Quando utilizziamo la mail per dare un gran numero di informazioni è meglio certamente inviare un allegato in modo tale che il ricevente sia portato a salvare sul proprio dispositivo il materiale da noi inviato. L’allegato (preventivo, capitolato dei lavori, manuale di istruzioni) è più facile da stampare quanto è in un formato PDF. Quando vogliamo dare al nostro interlocutore la possibilità di modificare l’allegato è consigliabile inviare l’allegato in formato .DOC (Microsoft Offic) o in formato .ODF (Open Office).

L’allegato va curato particolarmente quando ha lo scopo di convincere il nostro cliente a sottoscrivere un contratto.

Una mail professionale contiene anche note e informazioni sulla riservatezza della comunicazione nonché tutte le informazioni di contatto del mittente che potrebbero servire al nostro cliente per contattarci direttamente (telefono, via, indicazioni sulla ragione sociale e professionale).